هر گروهی تیم نیست!

تقریبا همه می‌دونن که کار گروهی توی دنیای پیچیده‌ی امروز چقدر مهمه. کارهای بزرگ و حتی گاهی کارهای کوچیک بدون همکاری و هماهنگی چند نفر به نتیجه نمی‌رسه. کار اصلی مدیر پروژه هم همینه که مطمئن بشه افراد می‌تونن به درستی با هم کار کنن. اما چطور؟ جواب این سوال بستگی به نوع گروه داره. حداقل دو نوع مختلف از گروه هست که هرچند خیلی افراد ممکنه فکر کنن این‌ها یکی هستن ولی با هم فرق دارند. کارگروه و تیم. شاید شما هم قبلا این دو تا رو به جای هم استفاده کرده باشین. من امروز اینجا می‌خوام راجع به تفاوت‌های کارگروه و تیم صحبت کنم.

چیستی کارگروه و تیم

همونطور که توی مقدمه گفتم این دو تا ممکنه در نگاه اول شبیه به نظر بیان. اما با هم فرق دارن. ‌

تیم

قبل از هرچیزی اول به یک تعریف برسیم که بدونیم راجع به چی داریم حرف می‌زنیم. تیم چی هست اصلا:

یک تیم گروهی از افراد است که برنامه‌ریزی، حل مسئله، تصمیم‌گیری و بررسی پیشرفت را در خدمت یک پروژه خاص یا هدف انجام می‌دهند. اعضای تیم به یکدیگر برای انجام کارها تکیه می‌کنند.

تعریف تیم

پس طبق تعریف بالا می‌تونیم بگیم تیم یک سری ویژگی داره:

• اعضای تیم مهارت‌ها، دانش و تجربه‌های مکمل دارند.
• اهداف، وظایف و مسئولیت‌ها توی یک تیم مشخص و مشترک هست.
• اعضای تیم با همدیگه روابط متقابل و تعاملی دارند.
• اعضای تیم نسبت به همدیگه اعتماد، احترام و حمایت متقابل دارند.
• توی تیم روش‌های مشترک برای حل مسائل، تصمیم‌گیری و ارزیابی عملکرد وجود داره

بسیار خوب. تا اینجا فهمیدیم که تیم چی هست. حالا چرا اصلا باید تیم داشته باشیم؟ داشتنش چه مزایایی برای ما داره. اینجا یه لیستی از مزایا رو می‌نویسم. البته که ممکنه بشه به این لیست کلی مزیت دیگه هم اضافه کرد. ولی این‌ها مهمترین‌هاش هست:

• افزایش کارآیی و کیفیت کار
• افزایش خلاقیت و نوآوری
• افزایش رضایت شغلی و تعلق به کار
• افزایش یادگیری و رشد شخصی
• افزایش انعطاف‌پذیری و پاسخگویی

با این همه مزیت به نظر میاد باید تلاش کنیم همیشه به جای کارگروه، تیم داشته باشیم. درسته؟ نه! درست نیست. حداقل تا آخر تعریف کارگروه صبر کنیم بعد تصمیم بگیریم.

کارگروه

مثل قسمت قبلی کردیم اینجا هم اول تعریف رو بخونیم ببینیم اصلا کارگروه چی هست:

یک کارگروه گروهی از افراد است که براساس سلسله مراتب سازمانی یا مدیریتی شکل گرفته است. گرچه افراد درون یک کارگروه ممکن است در حال کار برای رسیدن به یک هدف مشترک باشند، اما کار آن‌ها به احتمال زیاد توسط یک نفر یا نهاد واحد هماهنگ، کنترل یا تعیین می‌شود.

تعریف کارگروه

طبق تعریف بالا می‌تونیم ویژگی‌های کارگروه رو اینجوری بنویسیم:

• اعضای تیم مهارت‌ها، دانش و تجربه‌های مشابه یا وابسته دارند.
• اهداف، وظایف و مسئولیت‌ها توی یک کارگروه جداگانه و منفرد هست.
• اعضای کارگروه با همدیگه روابط سطح بالا و رسمی دارند.
• اعضای کارگروه سطح پائینی از تعامل، اعتماد و حمایت متقابل رو حس می‌کنن.
• توی کارگروه روش‌های استاندارد برای حل مسائل، تصمیم‌گیری و ارزیابی عملکرد وجود داره.

کارگروه هم چیز بدی به نظر نمی‌رسه. درسته! به نظر میاد که داشتن کارگروه هم خوب باشه. بذارین ببینیم کارگروه چه مزایایی برامون داره:

• افزایش سادگی و روانی کار
• افزایش سلطه و نظارت بر کار
• افزایش پاسخگویی و پذیرش مسئولیت
• افزایش استقلال و خودباوری

نحوه استفاده از تیم و کارگروه در مدیریت پروژه

تیم و کارگروه هر دو خوبن! پس از کدوم باید استفاده کنیم؟ اگه قراره این مقاله ما رو به نتیجه نرسونه تکلیف وقتی که صرف نوشتنش شده چی می‌شه؟

اینکه کی باید تیم داشته باشیم و کی کارگروه به تصمیم مدیرپروژه بستگی داره. یا حداقل من فکر می‌کنم تصمیمش باید با مدیر پروژه باشه. این تصمیم به نوع، اندازه، مدت زمان و پیچیدگی پروژه بستگی داره. اما با توجه به همه چیزهایی که تا الان گفتم می‌شه دو حالت کلی رو در نظر گرفت:

• اگه پروژه ما نیاز به همکاری چندین نفر با مهارت‌ها و دانش‌هائی مکمل داره، بهتره از یک تیم استفاده کنیم. تیم‌ها برای پروژه‌هایی مناسبن که نیاز به خلاقیت، نوآوری، یادگیری و تطبیق با شرایط متغیر دارن.
• اگه پروژه ما نیاز به انجام وظایف جداگانه و منفرد توسط افراد با مهارت‌ها و دانش‌هایی مشابه یا وابسته داره، بهتره از یک کارگروه استفاده کنیم. کارگروه‌ها برای پروژه‌هایی مناسبن که نیاز به سادگی، روانی، سلطه و کنترل بر کار دارن.

بعضی وقت‌ها ممکنه ما به ترکیبی از این دو مورد نیاز داشته باشیم. ممکنه توی وایل‌استون‌های مختلف یه پروژه نیازهای متفاوتی داشته باشیم و … ولی تقریبا همیشه با همین فرمول می‌شه به تصمیم درست در اون زمان رسید.

به نظرتون عکس‌هایی که تو این مقاله استفاده کردم کدومش یه تیم رو نشون می‌داد و کدومش یه کارگروه؟ انتخاب نوع گروه چقدر وابسته به ساختار سازمانیه؟ به عنوان مثال توی یه ساختار ماتریسی کدوم یکی بهتر جواب می‌ده؟