ساختار ماتریسی یا چندوظیفه‌ای چیه؟

تو هفته‌های اخیر سر پروژه‌ای (که به دلیل امضای قرارداد عدم افشای اطلاعات نمی‌تونم جزئیاتش رو بگم) استفاده از ساختار ماتریسی رو پیشنهاد دادم. چیزی که متوجه شدم این بود که انگار هیچ کس توی اتاق تا الان اسم ساختار ماتریسی رو نشنیده بود. و حتی وقتی یه مقدار راجع بهش توضیح دادم براشون عجیب هم بود.

راستش من هم تعجب کردم. آدم‌هایی که سال‌ها سابقه کار و مدیریت پروژه داشتن چطور ساختاری به این شهرت رو نمی‌شناسن؟ این شد که فکر کردم شاید واسه بقیه هم ناشناس باشه. خلاصه گفتم که بهتره یه مقدار راجه بهش اینجا گپ بزنم.

معرفی ساختار ماتریسی

مهمترین تفاوت ساختار ماتریسی با ساختار آبشاری معمول، اینه که تو ساختار ماتریسی هر فرد بیشتر از یک مدیر داره. تو حالت معمولی هر فرد از یه نفر دستور می‌گیره و به همون هم گزارش می‌ده. اما تو ساختار ماتریسی اینجوری نیست.

ساختار ماتریسی به نوعی ترکیبی از ساختار وظیفه‌ای سنتی (ساختار آبشاری) و تیم‌های پروژه‌ای هست.

نحوه تشکیل ساختار ماتریسی

یه ساختار معمولی و سنتی وظیفه‌ای رو در نظر بگیرید. همون ساختاری که همه جا معمولا توی چارت‌ها می‌بینیم و برامون آشنا است. حالا فرض کنید سازمان یک سری پروژه‌ها داره. واسه هر پروژه یک تیم از همون افراد داخل سازمان تشکیل می‌شن. افراد این تیم همزمان هم عضو تیم پروژه هستند و هم همون وظایف قبلی خودشون رو دارند. اگه بخش عمده سازمان رو بتونین به این شکل تقسیم کنین شما یه ساختار ماتریسی دارید. هر فرد هم به مدیر پروژه و هم به مدیر وظیفه‌ای خودش جوابگو هست.

مثال ساختار ماتریسی

سخت توضیح دادم؟ یه مثال بزنیم. یه شرکت ساختمان‌سازی رو در نظر بگیرید. ما توی این شرکت یه بخش مهندسی داریم. همه مهندس‌های شرکت توی این بخش هستند و به مدیر بخش مهندسی گزارش می‌دن. یا به عبارت خودمونی‌تر از رئیس بخش مهندسی دستور می‌گیرن. از طرفی شرکت یک سری پروژه هم داره. تعدادی از مهندس‌ها توی این تیم‌های پروژه فعال هستند. هر مهندسی که توی هر تیمی هست، علاوه بر مدیر بخش مهندسی، به مدیر پروژه هم گزارش می‌ده. البته این پروژه یه چیز موقتیه. تا زمانی که اون پروژه یا عضویت اون مهندس در اون پروژه تموم بشه.

به مثال دیگه هم بزنم. یه شرکت تولید محتوا رو در نظر بگیرین. کارمندی رو در نظر بگیرید که توی این شرکت ویدیو تولید می‌کنه. این کارمند به مدیر تولید محتوای ویدیویی گزارش میده. شرکت یه پروژه بزرگ از یه مشتری بزرگ داره که براش یه تیم پروژه تشکیل داده. این کارمند توی این تیم هم هست و کارهای تولید محتوای ویدیویی تیم رو انجام میده. حالا این کارمند باید به دو مدیر گزارش بده. مدیر بخش وظیفه‌ای و مدیر پروژه!

مزایای ساختار ماتریسی

فکر کنم دیگه کامل جا افتاده باشه که ساختار ماتریسی چیه. ولی خب اصلا واسه چی خوبه؟ کجا و کی باید ازش استفاده کنیم.

گردش آزاد اطلاعات

اولین فایده ساختار ماتریسی که به وضوح مشخصه و خیلی راحت میشه فهمیدش اینه که اطلاعات راحت توش جا به جا میشه. تو ساختار وظیفه‌ای سنتی، اطلاعات توی هر بخشی فریز میشن. هر بخشی اطلاعات خودش رو داره و از کار بقیه مطلع نیست. در حالی که ساختار ماتریسی کمک می‌کنه تیم‌های پروژه به راحتی اطلاعاتشون رو با هم یه اشتراک بذارن. وقتی فرد عضو یه تیمه اطلاعات اون تیم رو به بخش خودش هم میاره. و همچنین اطلاعات بخش خودش رو هم به تیم می‌بره. بنابراین همه افراد سازمان بسیار راحت‌تر به اطلاعاتی که نیاز دارن دسترسی دارن.

نیروی انسانی موثر

ساختار ماتریسی باعث میشه نیروی انسانی موثرتر مورد استفاده باشه. چون هر فردی با توجه به توانایی‌هاش توی پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیره. از طرفی افراد دقیقا متناسب با نیاز پروژه به پروژه اضافه میشن. افرادی که نیاز نیست به پروژه استفاده بشن توان و تمرکزشون روی پروژه‌های اضافی هدر نمی‌ره.

افزایش هماهنگی

وجود یه واحد رسمی برای هر پروژه کمک می‌کنه تا افرادی که مرتبط با یک پروژه با هم فعالیت دارن با هم هماهنگ‌تر بشن. شما برای هماهنگی کاری با همکارتون توی بخش دیگه نیاز نیست از طریق مدیر خودتون به مدیر اون اطلاع بدین. شما هر دو عضو یه پروژه هستید. بنابراین هماهنگی بین افراد خیلی راحت‌تره.

افزایش سرعت فرایندها

ارتباط افراد با بقیه افراد از بخش‌های دیگه بسیار راحت‌تره. اطلاعات راحت‌تر و سریع‌تر جابه‌جا می‌شن. واسه افزایش سرعت فرایند چیز بهتری سراغ دارید؟

افزایش انگیزه کارکنان

در نگاه اول له نظر میاد کارکنان توی ساختار ماتریسی خیلی محدود میشن. اما واقعیت اینه ه اجرای صحیح این ساختار فقط در صورتی شدنیه که استقلال کارکنان تا حد زیادی افزایش پیدا کنه. در واقع کارکنان باید استقلال تصمصم‌گیری و عمل داشته باشن تا بتونن انتظار هر دو مدیر (یا چند مدیر) خودشون رو برآورده کنن. استقلال تاثیر زیادی روی انگیزه افراد داره.

افزایش مهارت کارکنان

حضور کارکنان توی تیم‌های مختلف، همگروه شدن با آدم‌های متفاوت، استقلال عمل و روبرو شدن با چالش‌های متنوع فرصت‌های زیادی واسه یادگیری به آدم‌ها میده. کارکنان هم فرصت بیشتری واسه یادگرفتن دارن، و هم واسه اجرای درست کارهاشون لازمه که چیزهای بیشتری یاد بگیرن.

صرفه‌جویی در زمان و هزینه

هرکسی از من بپرسه «بزرگ‌ترین جایی که زمان و هزینه یه سازمان به هدر میره کجاست؟» قطعا بهش می‌گم توی جلسات غیرضروری. پروژه‌های مختلف و تیم‌های مختلف نیازهای متنوعی برای جلسات دارن. اگه بشه هر فرد فقط اونقدری که واقعا نیاز هست و فقط به جلساتی که واقعا بهش نیاز هست بره، زمان و هزینه بسیار زیادی صرفه‌جویی می‌شه.

پروژه ارزان‌تر

با توجه به همه چیزهایی که تا الان گفتیم، اگه منابع و نیروی انسانی درست تقسیم بشن، نهایتا سازمان می‌تونه پروژه‌ها رو با حداقل هزینه تموم کنه.

معایب سازمان ماتریسی

ساختار ماتریسی گل بی‌خار که نیست. نمیشه که چیزی همش فایده باشه. اگه اینجوری بود شما هیچ‌جایی رو پیدا نمی‌کردین که ماتریسی نباشه. جتما یه سری ایرادات هم داره دیگه. حالا این همه ازش تعریف کردیم و خوبی‌هاش رو گفتیم بدی‌هاش رو هم بگیم.

کاهش تعهد و وظیفه‌شناسی

افراد باید به دو یا چند مدیر گزارش بدن. خب خیلی‌ها ممکنه همین رو بهونه کنن و تعهداتشون رو درست و کامل اجرا نکنن.

افزایش فشار کاری

هر مدیری ممکنه فکر کنه که اولویت کاری که خودش داره بسیار زیاده. در نتیجه مدیر به کارمند فشار میاره که کارش رو سریع‌تر انجام بده. نتیجه چی میشه؟ کارمند دو مدیر داره که هر دو تو زمان کم دو کار مختلف ازش می‌خوان. خب این میتونه فشار اضافه زیادی به کارمند بیاره. یا حتی بدتر از اون اگه دو مدیر دو چیز از کارمند بخوان که با هم در تناقض هستند چی؟ مثلا هر کدوم بخوان کارمند در روز خاص در مکان خاصی باشه؟ یه نفر که نمی تونه همزمان دو جای متفاوت باشه!

پیچیدگی ساختتار ماتریسی

ساختار ماتریسی پیچیده است. حتی کشیدن چارتش روی کاغذ هم راحت نیست. تی این شرای مشخصه که چیزهایی مثل میزان مسئولیت‌پذیری کارکنان چندان شفاف نباشه. در کل اجرای صحیح ساختار ماتریسی خیلی سخته. باید مدیران تجربه و هماهنگی خوبی با هم داشته باشن.

افزایش هرج و مرج

ساختار ماتریسی می‌تونه باعث بشه هماهنگی بین بخشی از بین بره یا ضعیف بشه. وقتب ن می‌تونم به کارمندی از بخش دیگه دسترسی داشته باشم نیازی نیست کارها رو از طریق مدیرانمون هماهنگ کنم. جلسات مدیرانمون کم میشه و هماهنگیشون با هم میاد پایین.

فراموش کردن کارها

چیزی که ممکنه خصوصا اوایل زیاد پیش بیاد. شنیدین که آشپز که دوتا بشه آش یا شور میشه یا بی‌نمک؟ خب تو ساختار ماتریسی آشپز (مدیر) دوتاست. ما هم به عنوان کارمند خیلی محتمله آشمون شور یا بی‌نمک بشه!

نتیجه‌گیری: ساختار ماتریسی یا ساختار وظیفه‌ای سنتی؟

حالا که ساختار ماتریسی رو میشناسیم و مزایا و معایبش رو میدونیم راحت‌تر میشه راجع بهش فکر کرد. همونطور که دیدین مزایا و معایب ساختار خیلی به هم شبیه هستن و دلایل مشابه دارن. یعنی این ساختار اگه خوب اجرا بشه مزایای فوق‌العاده‌ای داره که هر سازمانی دنبالشونه. اما اگه بد اجرا بشه هر سازمانی رو می‌تونه نابود کنه. تجربه و توان مدیریتی توی اجرای صحیح ساختار ماتریسی خیلی مهمه.

از طرفی همونطور که توی همه مثال‌ها دیدیم همیشه توی ساختار ماتریسی یه بخش وظیفه‌ای داریم که تقریبا ثابته و همون شاکله اصلی سازمان رو تشکیل می‌ده. و تیم‌ها و درنتیجه مدیران پروژه‌ای چیزی موقتی هستن که بعد از مدتی حذف میشن و جاشون رو به پروژه‌های دیگه می‌دن. افراد مرتبا به پروژه‌ها اضافه و از پروژه‌ها کم میشن.